Hello à toutes et à tous,
C’est un peu long mais c’est quand même grâce à vous que tout cela a pu être réalisé !
Enjoy !
Préambule
Au début de mon implication dans cette association, mon engagement devait simplement leur permettre d’y voir un peu plus clair dans la manière dont ils utilisaient les outils numériques (matériels, logiciels, accès Internet, réseaux sociaux…) voire d’apporter une aide technique sur des problèmes bien précis. Cette association est une Maison des Jeunes et de la Culture, implantée dans une ville de 8000 hab., dans un département rural et disposant en plus d’une radio FM à diffusion très locale (15Km de rayon). La MJC compte une quinzaine de permanents environ.
De fil en aiguille j’ai introduit le sujet de l’Informatique Libre et le Directeur de l’association, qui en avait « entendu parler », m’a dit banco sous le prétexte qu’une association comme la sienne (ici une MJC) était certainement très éloignée des valeurs que propagent les GAFAM. Dans cette MJC on parle tous les jours de solidarité, d’éthique, d’accès à la culture et au sport pour tous, d’intégration, de solidarité, d’égalité des chances, etc.
Quel était l’état des lieux ?
Un quinzaine de postes de travail, essentiellement sous Win7 et certains avec du 8 et du 10. Quasiment aucun OS n’est à jour, les postes les plus poussifs mettent 5 minutes à booter, certains postes disposent de deux anti-virus qui se marchent dessus et d’autres joyeusetés en tous genres. Des clés USB en pagaille, quelques disques durs portables viennent compléter le dispositif sans qu’aucune règle ne soit appliquée en terme de sauvegardes.
Toute l’équipe utilise les services gratuits de Google (Mail, Agenda, Drive, Forms…) mais elle gère plus de comptes Gmail que de permanents ! Il y a beaucoup de turn-over dans ce genre d’organisation et pour ne pas perdre le travail de certains collaborateurs qui sont partis alors on garde son compte Gmail… Il y a des partages (fichiers, agendas) de partout mais on ne sait plus vraiment qui partage quoi et avec qui.
Deux sites Wordpress à l’abandon par manque de compétences, des groupes FB, des groupes Insta., du Mixcloud pour héberger les podcasts de la Radio. Quant à la Radio FM elle est propulsée par RadioKing et le flux est récupéré directement par l’émetteur radio pour la diffusion en FM. La communication externe de la MJC et de la Radio est réalisée essentiellement au travers de FB.
Le pôle administratif de la MJC utilisent MS Office là où certains autres postes sont équipés de LibreOffice. La solution en ligne Canva est utilisée pour réaliser les supports de toutes les campagnes de communication externe.
Du côté des « Utilisateurs », rares sont les utilisateurs vraiment « avertis », c’est à dire des utilisateurs qui savent réellement utiliser un poste de travail sous MS Windows, en toute sécurité.
Période d’observation
Pendant 2 mois (pas à plein temps…) j’ai observé les permanents travailler, j’ai participé à certaines de leurs réunions, j’ai recueilli leurs besoins et leurs souhaits et surtout j’ai tenté d’estimer leur capacité à maintenir un SI et ses outils dans la durée, ce qu’ils ne savaient pas faire.
Ce dernier point est important d’ailleurs et c’est celui qui pose, au final, le plus de problèmes : quand il n’y a aucune ou très peu de compétences en matière de « Numérique » la seule solution consiste à confier cela à un prestataire et là on se heurte à un problème budgétaire difficile voire impossible à résoudre. En résumé, il faudra faire monter en compétences l’équipe de permanents sur des sujets aussi divers que variés :
- comment maintenir un poste de travail en forme ?
- comment maintenir un site WP ?
- comment gérer les boites mail ?
- comment garantir la sécurité de ses données ?
…/…
A la recherche des nouveaux outils (solutions Libres)
Fort de cette période d’observation, je me suis mis à la recherche des outils (au sens large du terme) nécessaires à cette dé-GAFAMisation et, éventuellement aux tests des outils que je ne connaissais pas forcément.
OS des postes de travail
J’ai opté pour Linux Mint (XFCE / Cinnamon), c’est une distribution « passe-partout » et fiable que je connais bien et dont le système de mises à jour auto. fonctionne très bien. Seuls 2 postes sur 15 resteront sous MS Windows, ils sont récents et sous Win 10 et ne posent pas de soucis actuellement, on verra plus tard… Ces deux postes sont utilisés par le pôle administratif, donc un peu plus « sensibles » que les autres.
Socle de logiciels
Outre les logiciels présents de base dans Linux Mint (dont LibreOffice), j’ai ajouté : nextcloud-desktop nemo nemo-nextcloud nemo-image-converter numlockx plank audacity linux-show-player obs-studio butt mixxx vlc gimp gimp-help-fr krita inkscape vokoscreen-ng cheese greybird-gtk-theme papirus-icon-theme easytag shotcut handbrake, ce qui correspond aux besoins exprimés lors de la période d’observation. Il est à noter que cette offre va déjà bien au-delà de l’offre logiciels qu’ils avaient auparavant.
Drive, Agenda, Carnet d’adresses
Je suis parti sur un Nextcloud (NC) dédié et managé proposé par un CHATONS. On a récupéré les Agendas et Carnets d’Adresses de Google.
Serveur de mails
La MJC disposait déjà de boites chez OVH (avec leur hébergement WP) mais ils ne le savaient pas…). A la demande générale on n’a pas récupéré les mails stockés sur Gmail, juste les carnets d’adresses. Tout le monde était d’accord que c’était l’occasion rêvée de repartir sur une base propre. Une redirection des mails Google vers OVH a été mise en place jusqu’au 31/12/2021 date à laquelle les comptes Google seront supprimés.
Client Mail
J’ai choisi d’installer Thunderbird sur les postes de travail qui sont affectés à un seul utilisateur (majorité des cas). Le Webmail de NC n’est pas très « riche » mais peut-être utilisé en dépannage ou en situation de mobilité, les autres webmail comme Rainloop ne sont pas bien intégrés à NC.
Sites Web
Création de 2 nouveaux sites sous WP (certains permanents savaient déjà poster sur WP) et abandon de Mixcloud, les podcasts sont dorénavant gérés directement sur WP (plugin « Seriously Simple Podcasting »). Il n’y a aucune dépendances de ces sites avec Google et pour les stats c’est du Matomo. Le nombre de plugin a été réduit au strict minimum afin de faciliter la maintenance et de réduire la surface d’attaque éventuelle. Les deux sites sont désormais « compliant » (à 99 %…) avec le RGPD.
FB, Insta.
Ces deux « outils » de communication externe posent problème quant à leur remplacement, cela demande du temps et des analyses supplémentaires pour trouver et mettre en place des solutions alternatives mais, on ne perd pas de vue l’objectif de faire « autrement »…
Canva
Là aussi, difficile de trouver un service Libre ou un logiciel équivalent à ce service payant. On le conserve pour l’instant.
Achats de fournitures et consommables
Quant aux achats ils sont réalisés essentiellement avec des fournisseurs locaux (y compris les matériels informatiques avec des PC que l’on peut acheter sans licence MS). C’est à de très rares occasions que des achats sont faits sur Amazon.
Déploiement
Même si le peaufinage des postes de travail sous Linux Mint a pris un peu de temps (XFCE pour les machines les moins puissantes/récentes – Cinnamon pour les machines plus puissantes/récentes) le passage de Windows à GNU/Linux n’a pas du tout été une révolution… Les utilisateurs se sont retrouvés face à un joli bureau et des icônes, c’est tout juste s’ils ont vu la différence !
Thunderbird comme client principal de messagerie fut synonyme des premiers grincements de dents… Il est clair que de revenir à un client lourd de messagerie comme Thunderbird vs le webmail de Google n’est pas un exercice « facile » aux yeux d’un néophyte. Comme je l’ai indiqué plus haut, NC ne dispose pas d’un webmail « riche » mais juste d’une interface assez sommaire et les autres solutions que l’on peut utiliser dans NC (comme Rainloop) posent des problèmes d’intégration par exemple, les carnets d’adresses partagés de NC ne sont pas « visibles » de Rainloop.
En fait la révolution fut, sans aucun doute, Nextcloud avec toutes ses fonctionnalités de partage et ses applis à intégrer. Pour info, la liste des applis déployées, en plus des applis de base (Fichiers, Photos, Contacts, Agendas) est la suivante :
- Mail (la sol. Native de NC) qui suffit amplement en situation de mobilité ou bien quand on n’a pas son PC « perso. » avec soi (avec son Thunderbird…)
- Notes, un Bloc-Notes enrichi
- Cartes, une application de cartographie (utilisant OSM et Leaflet pour créer ses propres cartes à partager)
- Deck, une application de Gestion de Projets collaboratifs à la mode Kanban
- Sondages, pour remplacer un Doodle par exemple
- Formulaires, pour remplacer GoogleForms par exemple
- Tâches, pour gérer des ToDo listes
- Mots de passe pour stocker voire partager des mots de passe
- Discussion, pour tchatter, faire de l’audio, voire de la visio avec d’autres participants internes ou externes à NC
- Collabora Online Office (Version CODE)
Côté postes de travail le client de synchronisation Nextcloud a été installé.
NC / Thunderbird
NC couplé à Thunderbird pour la synchronisation des contacts (CardDav) et des agendas (CalDav via Cardbook) est presque un régal. Chaque utilisateur dispose bien évidemment d’un carnet d’adresses qui lui est propre et qui est aussi le carnet principal de son compte NC mais les utilisateurs ont également accès à des carnets d’adresses partagés, gérés par le pôle administratif de la MJC et qui contiennent tous les contacts « officiels » et utiles à toute l’équipe de la MJC. Ensuite, chaque utilisateur dispose d’un agenda qui est aussi l’agenda principal de NC. Pas de carnet d’adresses ou d’Agenda local à Thunderbird, cela n’aurait pas trop de sens…
Difficulté rencontrée : Thunderbird (CalDav) ne permet pas, à un utilisateur de récupérer automatiquement tous les agendas que d’autres utilisateurs ont partagé avec lui au travers de NC. Il faut les insérer/paramétrer à la main, un par un… En tous cas j’ai beau eu chercher et je n’ai pas trouvé la solution… J’ai donc décidé que pour accéder aux agendas partagés par les autres, il faudra obligatoirement utiliser l’interface web de NC. Par contre, les carnets d’adresses partagés (CardBook / CardDav) s’affichent automatiquement dans Thunderbird, sans rien faire…
NC / Utilisateurs et Groupes
Les utilisateurs de NC ont été insérés dans des groupes afin de faciliter la gestion des droits et des permissions. J’ai donc créé un groupe par pôle d’activités (Jeunesse, Sports, Médias, Administratif…) avec un gestionnaire pour chaque groupe (le resp. de pôle qui pourra donc créer, par exemple, un nouvel utilisateur dans son groupe). Toujours pour faciliter la gestion des droits et des permissions j’ai créé un groupe « All » qui content tous les utilisateurs et un groupe un peu spécial (voir plus bas dans ce doc…) qui j’ai nommé « no_share ».
Ensuite j’ai créé un répertoire par pôle d’activités (Jeunesse, Sports, Médias, Administratif…) et un répertoire pour la Direction. A l’exception du répertoire Direction, tout le monde a accès, au moins en Lecture, aux répertoires des autres pôles qui, dans mon cas, n’avaient rien à cacher. Enfin, tous les membres d’un pôle ont par défaut les droits de lecture/écriture dans le rép. correspondant à leur pôle.
Les performances de NC étant très liées au nombre de partages effectués, il convenait de trouver des idées afin de limiter les partages et surtout d’éviter que plusieurs utilisateurs partagent des ressources identiques avec des utilisateurs externes identiques… Ainsi, seuls les responsables de pôles ont le droit de partager des ressources (répertoires ou fichiers) avec le monde extérieur, les autres utilisateurs font partie d’un groupe « no_share », groupe qui n’a pas les droits de partager (c’est une fonctionnalité proposée par NC – tel groupe n’a pas le droit de partager).
De plus, à chaque nouveau partage, NC a été paramétré de telle manière que la date de fin de partage (expiration du lien) à été positionnée J+7 par défaut, date que l’utilisateur peut néanmoins modifier. Cela évite de se retrouver avec des tonnes de liens de partage à durée illimitée alors que dans la majorité des cas les besoins sont temporaires…
NC / App. Mots de Passe
L’application « Mots de Passe » s’est avérée aussi très utile, afin de stocker tous les mots de passe nécessaires à la gestion du Système d’Information :
- Mots de passe et URLs d’Admin des sites WP
- Mots de passe et URLs d’admin de la Box Internet
- Mots de passe et URLs d’Admin des postes de travail
etc.
NB : Tous ces mots de passe étaient auparavant consignés dans un petit carnet détenu par la responsable administrative. Ils sont maintenant partagés avec au moins deux personnes (BUS Factor…)
NC / Notes
L’application Notes est également très bien utilisée car elle permet d’écrire de la doc. et des tutos (comment mettre son Agenda NC sur son Smartphone par exemple), ressources qui seront bien évidement partagées avec tous.
NC / Modèles
Des modèles de documents (tableaux divers, courriers types, notes de frais) ont été fabriqués et sont utilisables directement sur NC au travers de Collabora.
Conclusion
Même si cela fait deux mois seulement que tout est opérationnel, on peut dire que tout s’est très bien passé, que l’organisation a gagné en souplesse et en efficacité et que les solutions mises en place sont bougrement stables. Bien évidement il y a toujours un ou deux utilisateurs qui estiment que c’était mieux avant mais bon, ils s’en remettront ! Côté budget de fonctionnement, cela coûte plus cher qu’avant vu que les services Google ne coûtaient rien… Effectivement il faut payer le serveur NC mais des économies seront forcément réalisées par la suite ne serait-ce qu’en continuant d’utiliser des PC de plus de 5 ans qui étaient remisés et qui devaient faire l’objet d’un remplacement. Ces PC ont été ressuscités avec GNU/Linux ! On ne renouvellera pas non plus les deux licences MS Office quand elles arriveront à expiration.
L’emprise des GAFAM sur la MJC est désormais nettement moins forte même s’il reste le problème de FB/Insta. à régler… Ce passage à une Informatique plus Libre fut aussi l’occasion de remettre de l’ordre dans le S.I, de reprendre le contrôle de ses données et d’arrêter d’en « mettre partout »…
Je passe encore beaucoup de temps à accompagner les usages, documenter les usages afin que les permanents soient, un jour, complètement autonomes sur leur S.I (Bus Factor là encore…). Je fais également un peu de Police quand je m’aperçois que cela devient le bazar dans les fichiers de NC : fichiers mal rangés, fichiers mal nommés et idem pour les sites WP (posts, pages médias…) … Certes c’était pire avant mais c’est une vigilance permanente !
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C’était vaguement l’idée à l’occasion des RNHP2021 → Mobiliser le réseau des accompagnants de projet d’habitat participatif en y intégrant une dimension numérique.
C’est même désormais 
