Tenir un séminaire avec BBB (100 personnes)

Bonjour,
suivant l’exemple de @blandine qui a partagé son expérience dans Créer une réunion en format "webinaire" sous BigBlueButton (merci à elle), je partage un retour d’expérience suite à l’organisation d’un séminaire/conférence pour ~100 personnes.

Bonnes pratiques avec BBB suite à l’expérience d’organisation d’une conférence

Avant

Créer une salle de conférence virtuelle

  1. s’il faut contrôler les personnes qui assistent à la réunion, plusieurs possibilités :
    a. demander la validation d’une personne modératrice pour l’accès à la réunion
    b. configurer un code pour la réunion, qui sera diffusé de manière séparée du lien de la réunion

    => c’est la solution finalement retenue, on a diffusé le code sur une page d’inscription accessible aux seules personnes inscrites.

c. est-il possible de n’autoriser que les personnes authentifiée à se connecter ? l’éjection d’une personne de manière définitive ne fonctionne pas si elle n’est pas authentifiée, ce qui laisse entendre qu’il doit être possible de limiter l’accès aux personnes authentifiées. Ce n’est faisable que si on est sûr que chaque personne pourra s’authentifier (certificat ou mot de passe), et on n’a pas trouvé comment faire.

  1. définir une équipe de modération et d’animation

    • animation : gestion du temps, des questions et des réponses
    • modération : promotion des droits de présentations, chargement des présentations, activation/désactivation de la sourdine, permet de démarrer la réunion

    Des binômes animation/modération sont nommés pour chaque session de la journée.

    Il faut pour cela que chaque personne modératrice ait un compte et le donne à la personne qui crée la réunion, pour que celle-ci puisse leur accorder les droits de modération.

    Définir quand on donne la parole pour poser une question à l’oral :

    • Quand les questions deviennent complexes par écrit ?
    • après une demande de main levée ?
    • après un message privé pour préciser la question si besoin ?
  2. faire de tests individuels avec les personnes qui présentent, en amont (la semaine qui précède, avec la même configuration ordinateur+navigateur+lieu de connexion)

    • Leur demander d’envoyer les présentations la veille au plus tard. Indiquer qu’il faut éviter le partage d’écran, bien plus gourmand que la diffusion de document.
    • tester différents systèmes d’exploitation (GNU/Linux, M$, et MacOS, Android, iOs)
    • pour chacun, tester différents navigateurs (Firefox ESR, Firefox dernière version, chromium, chrome, edge)
    • tester différentes connexions (wifi, fibre, ADSL) : le wifi est à éviter si possible
    • pour chaque présentation, réfléchir à des questions à poser pour le cas où l’auditoire n’en ait pas (au début des questions)
  3. Envoyer un courriel aux personnes participantes en précisant :

    • le lien de connexion
    • l’éventuel code d’accès
    • l’usage d’un navigateur Firefox ou Chromium/Chrome à jour de préférence
    • la nécessité d’entrer le code ET l’identité (par cordialité et pour savoir à qui on s’adresse)
    • la nécessité de répondre au test d’écho après avoir autorisé le partage de micro
    • la nécessité d’activer le micro et/ou la caméra avec le focus sur le navigateur
    • se connecter 5 à 10 minutes avant
  4. définir si la vidéo doit être enregistrée.

    • si oui, demander l’accord explicite des personnes qui présentent, et si la vidéo est enregistrée durant les questions, prévenir en amont l’auditoire que la voix sera enregistrée. Le chat peut être retiré de l’enregistrement si besoin, sinon, il faut prévenir aussi que ces informations seront enregistrées.

Pendant

Tout le temps :

  • surveiller que des personnes ne sont pas connectées avec un identifiant numérique, c’est alors souvent qu’elles ont entré le code d’accès au lieu de leur identité, ça ne facilite pas les échanges
  • surveiller que des personnes ne sont pas connectées avec un rond blanc en bas à droite de leur icône de manière pérenne (+1 min), c’est alors qu’elles ont refusé le test d’écho. Elles peuvent recharger la page web pour y palier (ctrl R)

Au fil de la journée :

Une fois ouverte la vidéoconférence :

  1. modération : verrouiller les utilisateurs (roue crantée du menu utilisateurs) avant qu’ils et elles ne se connectent :

    • Share webcam : verrouillé
    • see other viewers webcam : verrouillé
    • share microphone : déverrouillé
    • send public chat messages : déverrouillé
    • send private chat messages : déverrouillé
    • edit shared notes : verrouillé
    • see others viewers in the users list : déverrouillé
  2. préparer les présentation (avant que ne commence la journée) :
    a. récupérer toutes les présentations
    b. les nommer de manière cohérente (« n° ordre - Prénom Nom - titre » par exemple)
    c. précharger les présentations :

    1. prendre les droits de présentation (quand on a les droits de modération)
    2. cliquer sur « + » en bas à gauche de la fenêtre de présentation
    3. cliquer téléverser une présentation
    4. sélectionner les fichiers
      Suivre cette étape de préférence dans l’ordre de présentation car l’ordre d’apparition sera l’ordre dans lequel les présentations auront finies d’être préchargées (et non pas commencé d’être préchargées ou ordre alphabétique).
      Les présentations avec animations (PPTX) affichent une page blanche à la place des animations. Il est possible de passer outre en partageant l’écran de la personne qui présente mais le débit demandé est plus important ce qui peut poser des soucis en cas de connexion faible (xDSL, téléphone, etc.).
    5. cliquer sur télécharger pour démarrer l’envoi tout en sélectionnant la présentation qui doit s’afficher
  3. Présentation
    a. mode pour poser les questions et répondre

    • demander à poser les questions dans la conversation publique plutôt que par oral : rend les échanges difficiles car il faut trier les questions et les remarques
    • demander à poser les questions dans les notes partagées plutôt que par oral : demande à déverrouiller l’édition de notes partagées.

    b. pour lever la main :

    • clic gauche sur son nom dans la liste
    • définir le statut
    • lever la main
      Penser à baisser la main une fois terminé

    c. pour baisser la main :

    • clic gauche sur son nom dans la liste
    • effacer le statut
  4. à chaque présentation
    a. identifier en amont le nom de la personne qui présente (ordre alphabétique, souvent Nom Prénom ou Prénom Nom)
    b. modération : prendre les droits de présentation et sélectionner la présentation préchargée
    c. modération : donner les droits de présentation à la personne
    d. modération : mettre tout le monde en sourdine sauf la personne qui présente
    d. animation : peu avant la fin du temps de présentation (2 ou 5 min) :

    • prendre la parole pour indiquer le temps restant (simple)
    • utiliser la fonctionnalité sous-titres, mais ça demande que la personne qui présente soit attentives aux sous-titres en plus de ce qu’elle présente (plus complexe)
      e. animation : noter les questions au fur et à mesure, préparer des questions si besoin pour en susciter d’autres

f. gestion des questions :

  1. animation : lire la question
  2. présentateur·ice : répondre
  3. animation : noter questions et réponse pour en faire un résumé
  4. animation : en cas de main levée, demander en privé quelle est la question, préférer la poser par écrit
  5. modération : désactiver la sourdine pour laisser poser une question par oral si besoin

Pauses

Laisser la réunion ouverte et donner l’heure de retour.

À la fin

Remercier le comité d’organisation et le comité scientifique, ainsi que l’infrastructure BBB.

Après

  1. recenser les questions non répondues et les envoyer aux personnes qui présentaient pour obtenir leurs réponses

À approfondir

  • comment couper le micro temporairement, sans permettre qu’une personne puisse le réactiver, pour tout le monde ou pour une personne ?
  • comment permettre de verrouiller les caméras tant que les modos ne le permettent pas explicitement, pour tout le monde ou une personne ?
  • comment permettre à des personnes avec droits de modération (non créatrices) de rejoindre une réunion avec code d’accès ? Le code d’accès est nécessaire mais ne peut être entré
  • comment permettre les présentateur·ices de partager leur caméra ?
    Dans le fichier /usr/share/bbb-web/WEB-INF/classes/bigbluebutton.properties il faut définir :
webcamsOnlyForModerator=true
muteOnStart=true
lockSettingsDisableCam=true
lockSettingsDisableMic=true
lockSettingsDisablePrivateChat=true

Les réglages du fichier sont :

allowStartStopRecording=true
attendeesJoinViaHTML5Client=true
moderatorsJoinViaHTML5Client=true
serviceEnabled = true
breakoutRoomsEnabled=true
breakoutRoomsPrivateChatEnabled=true
lockSettingsLockOnJoin=true
allowDuplicateExtUserid=true


disableRecordingDefault=false
autoStartRecording=false
webcamsOnlyForModerator=false
muteOnStart=false
allowModsToUnmuteUsers=false
keepEvents=false

allowRequestsWithoutSession=false
breakoutRoomsRecord=false
lockSettingsDisableCam=false
lockSettingsDisableMic=false
lockSettingsDisablePrivateChat=false
lockSettingsDisablePublicChat=false
lockSettingsDisableNote=false
lockSettingsHideUserList=false
lockSettingsLockedLayout=false
lockSettingsLockOnJoinConfigurable=false
endWhenNoModerator=false 
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Ce point m’intéresse fortement car j’ai posté une question similaire sur un autre forum.
Deux questions un peu bêtes :

  • est-ce que BBBrecorder et BBBdowload sont à utiliser après l’enregistrement, une fois qu’on en dispose, pour extraire la vidéo ? Ou est-ce qu’il s’agit de lancer un autre enregistrement qui ne capte que la vidéo pendant la conférence ?
  • comment ces outils gèrent-ils l’affichage des présentations quand il y en a ? est-ce qu’ils l’évacuent aussi, en même temps que la conversation publique pour ne garder que la vidéo elle-même ? Ou est-ce qu’on se retrouve avec vidéo + présentation (mais bien sans la conversation publique) ?

Merci beaucoup pour tout ça en tout cas :slight_smile:

Bonjour @blandine, et bonne année,
je dois avouer que je n’ai fait que prospecter, mais comme nous n’avons pas retenu l’enregistrement des vidéos, je n’ai pas été plus loin et ne peut donc te donner de précisions.

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j’utilise bbbrecorder pour donner les vidéos enregistrées lors d’une session.
Cela crée un fichier mp4 (en option ) à l’image de ce qui est enregistré ( donc les caméras , les messages , les notifications écrites , etc … ) .

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Sauf erreur de ma part, BBBdowload doit s’installer sur le serveur BBB or tu n’as pas accès à ce serveur donc ce n’est pas une bonne solution pour toi.

BBBrecorder permet de télécharger l’enregistrement d’une visioconférence terminée mais aussi d’enregistrer une visio conférence en cours. C’est assez rugueux dans le sens ou il faut suivre des instructions d’installation qui sont hors de portée d’une personne qui n’est pas technique et parce que cela s’utiliser dans un terminal: il n’y a pas d’interface graphique.

https://obsproject.com/ est une autre façon d’obtenir un enregistrement d’une visioconférence BBB (en cours ou une fois qu’elle est terminée).

  • Lancer Firefox et afficher l’enregistrement de la visioconférence
  • Lancer OBS et ajouter une source Capture de la fenêtre
  • Caler la capture pour que ça ne montre que ce qu’on souhaite
  • Cliquer sur Demarrer l’enregistrement
  • Lancer la visualisation de l’enregistrement dans Firefox
  • Attendre que ça se termine dans Firefox
  • Cliquer sur Arreter l’enregistrement
  • Récupérer le fichier .mkv dans ton home

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Ci dessous un tableau comparatif des fonctionnalités entre bbb-recorder, bbb-download et BigBlueButton-livestreaming:

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Je confirme que c’est très simple d’utiliser OBS pour enregistrer une visioconf BBB.
Le seul truc, c’est que ça n’indique pas dans BBB que tu es en train d’enregistrer.
Il faut donc bien penser à prévenir les participant⋅es au début.

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Salut,
j’y songe, @Angie et @dachary , vous savez si https://obsproject.com/ permet de récupérer une vidéo séparée des participant·es et des diapos ?

Je ne crois pas: OBS capture une fenêtre donc ne connaît en fait rien de BBB et n’a aucune idée de ce qui se trame dans le fond.

Merci @dachary
Savez-vous (pas forcément toi en particulier) s’il y a un didacticiel expliquant clairement comment extraire les flux vidéos d’un flux BBB ? :slight_smile:

En fait, si je comprends bien ce que tu recherches, tu souhaiterais effectuer un montage post production? Parce que dans ce cas, comme te l’ont exposé @Angie et @dachary , il est nécessaire d’avoir accès au serveur bbb.
Pour comprendre, voilà la hiérarchie des fichiers qu’un serveur bbb enregistre lorsqu’une salle est configurée pour cela.

├── audio
│   └── 936dc144fccfa0cd2f555c869c25dd4774cbccdd-1624446558981-841492425.opus
├── deskshare
│   └── 20641-1624447016217.webm
├── events.xml
├── notes
├── presentation
│   └── d2d9a672040fbde2a47a10bf6c37b6a4b5ae187f-1624446559355
│       ├── d2d9a672040fbde2a47a10bf6c37b6a4b5ae187f-1624446559355.pdf
│       ├── svgs
│       │   ├── slide1.svg
│       │   ├── slide10.svg
│       │   ├── slide11.svg
│       │   ├── slide12.svg
│       │   ├── slide13.svg
│       │   ├── slide14.svg
│       │   ├── slide15.svg
│       │   ├── slide2.svg
│       │   ├── slide3.svg
│       │   ├── slide4.svg
│       │   ├── slide5.svg
│       │   ├── slide6.svg
│       │   ├── slide7.svg
│       │   ├── slide8.svg
│       │   └── slide9.svg
│       ├── textfiles
│       │   ├── slide-1.txt
│       │   ├── slide-10.txt
│       │   ├── slide-11.txt
│       │   ├── slide-12.txt
│       │   ├── slide-13.txt
│       │   ├── slide-14.txt
│       │   ├── slide-15.txt
│       │   ├── slide-2.txt
│       │   ├── slide-3.txt
│       │   ├── slide-4.txt
│       │   ├── slide-5.txt
│       │   ├── slide-6.txt
│       │   ├── slide-7.txt
│       │   ├── slide-8.txt
│       │   └── slide-9.txt
│       └── thumbnails
│           ├── thumb-1.png
│           ├── thumb-10.png
│           ├── thumb-11.png
│           ├── thumb-12.png
│           ├── thumb-13.png
│           ├── thumb-14.png
│           ├── thumb-15.png
│           ├── thumb-2.png
│           ├── thumb-3.png
│           ├── thumb-4.png
│           ├── thumb-5.png
│           ├── thumb-6.png
│           ├── thumb-7.png
│           ├── thumb-8.png
│           └── thumb-9.png
└── video
    └── 936dc144fccfa0cd2f555c869c25dd4774cbccdd-1624446558981
        ├── medium-w_2se4qgtfovld-1624446817392.webm
        ├── medium-w_itpz5sea1dnh-1624446833996.webm
        ├── medium-w_itpz5sea1dnh-1624447299535.webm
        ├── medium-w_itpz5sea1dnh-1624451103655.webm
        ├── medium-w_itpz5sea1dnh-1624451651177.webm
        ├── medium-w_onkytwltcbdc-1624446824043.webm
        ├── medium-w_rpdqvjnngqzq-1624446836852.webm
        ├── medium-w_rpdqvjnngqzq-1624451346527.webm
        ├── medium-w_zelwhmkfxgv6-1624446813520.webm
        ├── medium-w_zelwhmkfxgv6-1624450000483.webm
        └── medium-w_zelwhmkfxgv6-1624451091290.webm

Chaque flux est enregistré. Et la synchro est assuré par le fichier events.xml.

Du coup j’ai une question -> quel logiciel de montage utilises-tu?