Un lieu pour le camp CHATONS (3-7 août 2023)

Groupes de travail Camp CHATONS
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Montant de l’acompte - Pour le Château du Vergnet, il est demandé le versement d’un acompte de 2265,60 € (33% du prix final), et que le paiement complet (6796,80 €) doit être fait à l’arrivée (et non au départ) par chèque (ou par virement une semaine avant l’arrivée). Aujourd’hui le devis est au nom de Framasoft (le collectif n’ayant pas de structure juridique). Je comprends bien que c’est pour 44 couchages en dur et 30 places en camping, et qu’Angie parle de partir sur un engagement plus bas (36 couchages en chambre pour 3600 €, si on suppose aussi 33% d’acompte, ça fait 1188 €) et ajuster. TL;DR : aux dernières nouvelles il faudrait verser ~1200€ d’acompte pour valider la réservation.

Qui paierait l’acompte ? - Je me demande dans tous les cas ce qui est prévu si on donne suite au château : (1) Framasoft paie l’acompte et porte le risque ? (2) Les personnes souhaitant participer se pré-enregistrent auprès de Framasoft en payant leur part de l’acompte ? (3) Les structures du collectif mettent dans un pot commun en fonction de leurs moyens et on voit si on arrive à l’acompte ? TL;DR : potentiellement il faut prévoir un peu d’organisation pour réunir les sous pour l’acompte

Combien de temps on a pour se décider ? - D’un point de vue légal, le devis devrait être signé par le château, et ensuite ce dernier a une durée de validité (exemple : 30 jours, et si rien n’est précisé, pas d’expiration), et à partir du moment où on le signe, ça a une valeur de contrat. Deux petits bémols ici : le devis dans le Nextcloud n’est pas signé, et si l’article mentionne bien « Conclusion du contrat : La réservation devient effective dès lors que le client aura fait parvenir au gestionnaire un acompte s’élevant à 30 % du montant total du prix de la location, avant la date indiquée en page 1 de ce document. », la page 1, quant à elle, n’indique aucune date d’expiration. TL;DR : On ne sait pas combien de temps on a pour répondre au chateau

Note : j’ai calculé 33% plus haut, et là je viens de voir 30%, peut-être une histoire de HT/TTC

Parce qu’en fonction des solutions possibles, ça ne demande pas la même organisation, et ça peut se mettre en regard de la proposition de Stéphane.

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L’organisation telle que je la voyais : Framasoft règle l’acompte de 1200 € pour valider la réservation. Les personnes qui s’inscrivent font un don fléché à Framasoft du montant total de leur hébergement sous 3 mois.

Début juin, je pointe les réservations « encaissées » et je vérifie que ça correspond à au moins 36 couchages sur les 4 nuits. Si on est à moins, Framasoft prendra en charge, si on est à plus, ce sera réglé à notre hôte.

Ça me semble quand même beaucoup plus simple que de devoir contacter des élus, trouver des habitant⋅es pouvant nous loger, s’assurer qu’on peut prendre nos repas sur le lieu, etc. Bref, pour ma part, je ne vais pas me lancer dans une organisation de ce type. Mais si d’autres s’en chargent, pas de soucis pour moi !

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Estimation coût repas - L’année dernière, les repas étaient à 3,00 € le petit-déjeuner et 8,50 € le déjeuner / dîner. En reprenant le schéma de l’année dernière avec une arrivée le jeudi soir et un dîner auberge espagnol, et un départ lundi dans l’après-midi/soirée, on a 4 petit-déjeuners et 7 déjeuner/dîner, soit un coût repas de 71,50€, donc environ :
→ 80€/personne pour le séjour complet.

Estimation coût camping - C’est 12€ HT/personne/jour, soit 14,40€ TTC/personne/jour plus la taxe de séjour de 0,82€/personne soit 15,22€/personne/jour. Un séjour complet c’est 4 nuits, donc environ :
→ 61€/personne pour le séjour complet.

Comparativement l’année dernière, c’était en effet du prix libre avec les recommandations suivantes : 8€, 40€, 60€ pour le séjour complet, respectivement « prix coûtant », « prix soutien à l’entretien », et « prix soutien à l’amélioration ».

Estimation coût dortoirs - En dortoir, le prix est fixé à 24,00€ HT/personne/jour, soit 28,80€ TTC/personne/jour. Avec la taxe de séjour à 0,82€/personne on est à 29,62€/personne/jour, donc environ :
→ 120€/personne pour le séjour complet.

Les prix du Moulin Bleu étaient les mêmes pour les dortoirs, donc 8€, 40€, 60€. Comparativement, l’auberge Zerm à Saison Zéro facture entre 20€ et 25€/nuit/personne, soit entre 80€ et 100€ pour le séjour complet.

Estimation coût de transport - C’est le plus dur à réaliser, le vais simplement me baser sur ce que j’ai payé, j’ai une carte jeune, et j’ai voyagé en train sans chercher à optimiser les coûts avec les offres low-cost, et j’étais dans l’ordre de 140€/personne l’aller-retour.
→ 140€/personne pour l’aller-retour.

Estimation coût total - L’année dernière on avait budgétisé ~270€/personne (on avait payé le tarif « soutien à l’entretien »). Là cette année, ça nous ferait 281€/personne en camping ou 340€/personne en dortoir, soit une augmentation du budget total :
→ de +4% pour le camping et de +26% pour les dortoirs.

Estimation remplissage - L’année dernière on a eu 26 places occupées en dortoir, cette année il faudrait atteindre 36 couchages sur les 4 jours en chambre soit 10 de plus, car c’est la réservation minimale demandée par le château (il n’y aurait pas de critère sur les places en camping ?).
→ Il faudrait à minima 10 personnes de plus en dortoir.

Mon analyse - aller au camps CHATONS c’est un budget qui inclut la nourriture, le logement, et le transport. Une fois toutes ces variables prises en compte, il apparaît que pour nous le coût ne serait que marginalement supérieur. Mais pour d’autres, cela peut faire une différence importante, particulièrement si vous avez optimisé le transport (stop, covoiturage, vélo, TER et intercités, etc.) et vous aviez choisi de dormir en dortoir à prix coûtant. En même temps, il me semble peu probable de trouver des dortoirs aussi attractifs que ceux du Moulin Bleu, le château n’étant pas loin des tarifs pratiqués par Saisons Zéro à Roubaix par exemple. Point de vigilance aussi sur les dortoirs, il faut mettre plus de monde dedans et leur prix a augmenté, des gens pourraient vouloir se reporter sur le camping 2x moins cher.

Pour avancer - Pour que le collectif puisse prendre une décision informée, ça pourrait être sympa que un max de monde fasse son budget prévisionnel et dise rapidement si c’est dans votre budget, et aussi si vous pensez partir sur du camping ou du dortoir. À l’avenir, je pense que ça pourra aussi aider pour repérer de futurs lieux ?

Pour ma part ça m’irait bien et je partirais sur du camping.

Une question à poser au château ? - Est-ce qu’on a vraiment besoin de s’engager sur 36 couchages sur l’ensemble du séjour ? Où on peut simplement s’engager sur leur verser au moins 3600€ TTC répartis comme on veut sur les dortoirs et le camping ? Le 2ème cas nous laisserait plus de flexibilité.

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Merci Quentin pour ce travail d’analyse.
Si j’ai bien compris, les repas ne sont pas compris sur le devis du Château du Vergnet ?
J’ai également lu sur le contrat qu’il faut produire une attestation responsabilité civile.
Pour avancer : nous avons regardé aussi notre budget vs l’an dernier et nous arrivons au même constat que toi, ça nous irait bien également. Et effectivement beaucoup plus simple en terme d’organisation et de coordination.
A voir aussi pour venir avec 1 ou 2 ados qui du coup pourrait être détaché(s) à la garderie - 1 a passé la stage théorie en octobre dernier.
Je contacte tout de même Vezerepassion demain qui n’a pas répondu à mon mail mais qui rentrait de vacances ce jour.

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Merci beaucoup @quentin pour cette analyse chiffrée.

Je vais appeler pour poser la question. A mon avis, ce qu’il a besoin de savoir dès que possible c’est s’il peut louer certains dortoirs à d’autres groupes. Donc pour moi, il s’agit plus de s’engager sur un nombre de couchages en dortoir que sur un montant. Mais c’est à confirmer.

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J’ai réussi à joindre le centre qui est également une base de loisirs : - Gîte du Moulin de la Minoterie
Le centre est accessible en 10 mn à pieds depuis la garde d’Uzerche.
Concernant le couchage, ils ont une colo jusqu’au 4/8 donc pour le 3/8, ils ont uniquement de la place en camping, mais c’est tout à fait possible. Le tarif camping est de 4.50 Eur par pers. et par nuit. Le tarif dortoir pour les nuits suivantes est de +/+ 15 Eur (négociable en fonction du nombre de personne).
C’est un centre de vacances donc d’autres personnes peuvent être présentes sur site, notamment pour les descentes en canoe-kayac, donc il y a du mouvement. Possibilité de baignade dans la Vézère.
Possibilité d’avoir des salles de réunion, cuisine sur place mais en fonction du nombre de personnes ils font intervenir un traiteur extérieur avec qui ils ont l’habitude de travailler (vegan sans problème, il faut juste anticiper) et demander un devis.
Je n’ai pas souhaité avance plus dans la discussion vue la problématique du 1er soir.
A vous de me dire si je poursuis ou non.

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Ca serait super si on prenait le hameau de l’étoile car cela me permettrait de vous rejoindre plus vite puisque j’y serai déjà sur place pour un autre stage du 30 juillet au 4 août.

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Comme indiqué plus haut, le Hameau de l’Étoile n’est pas en mesure de nous accueillir. Désolée @dhebert !

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Pour répondre à @Marie_Li concernant le gîte du Moulin de la Minoterie (j’attendais que d’autres s’expriment, mais apparemment personne n’a d’avis à ce sujet) : je pense que le fait qu’il n’y ait aucun hébergement possible en dortoir le premier soir est un frein non négligeable. C’est pas insurmontable, mais je suppose que certain⋅es feront le choix de n’arriver que le lendemain pour cette raison car iels ne sont pas équipé⋅es pour camper. Pour pallier cela, ça voudrait dire s’organiser pour du partage de tentes / duvets. C’est possible, mais c’est quand même un truc à gérer en plus.

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Ce week-end, c’était l’AG de Framasoft et on m’a confirmé qu’on était en mesure de prendre le risque d’avancer le coût des 36 couchages pour réserver le Château du Vergnet. Et on a aussi précisé que, comme pour les deux précédents camps, on proposerait un système de bourses pour celleux qui n’auraient pas les moyens de financer leur participation (coûts d’hébergement, de déplacement et de restauration).

Au regard de ces éléments, j’aimerai savoir si certain⋅es d’entre vous s’opposent à ce que je confirme la réservation au Château du Vergnet. Merci de vous exprimer ici d’ici la semaine prochaine.

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Pas d’opposition pour Libretic, c’est ok pour la réservation au Chateau du Vergnet.

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Hello !

Merci beaucoup à toustes, et en particulier à Angie, pour les recherches et prises de contact.

Je ne peux pas parler pour tout Picasoft mais, à titre personnel, je n’ai pas d’opposition à la réservation au Château du Vergnet et me préinscrirai dès que possible pour les histoires d’accompte

Malgré le temps qui presse, j’ai quand même voulu contacter Bécours. C’est un lieu géré par une association de scoutisme laïc, les EEDF. Le lieu accueille des colos mais aussi des rassemblements divers, comme une université d’été de l’UCL par exemple. Les EEDF ont un chaton interne @galilee-eedf, on est donc assez proches

S’iels nous répondent, ça fait une option de plus au cas où il y aurait une opposition. Je vous tiendrai au courant des échanges :slight_smile:

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Hello :wink: je n’ai pas d’opposition à la réservation Château du Vergnet .

Bah je découvre et c’est très chouette. Après, si le lieu fait des colos, il y a de forte chance qu’il soit déjà pris à nos dates. Mais dans le cas contraire, c’est aussi un très bon candidat. Merci @Bertille :smiley:

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Pour info, le gérant du Château du Vergnet m’a recontactée cet après-midi pour savoir où on en était. Je lui ai demandé de patienter un peu. Il m’a réaffirmé qu’il voulait vraiment nous accueillir et que si le blocage venait du montant, il ferait son possible pour permettre à toustes, selon ses moyens, de venir. J’ai évoqué la possibilité d’avoir plusieurs tarifs (solidaire / coûtant / soutien), comme c’était le cas au Moulin Bleu et il m’a dit que c’était possible.

Bref, je me suis notée de le rappeler lundi prochain pour lui confirmer la réservation. Il ne vous reste donc que quelques jours pour vous exprimer à ce sujet.

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Pas d’opposition non plus pour @Garbaye à réservation le Château du Vergnet

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Bonjour,
pas d’objections non plus, le gérant semble conciliant et trouver un créneau sur ces dates ne semble pas simple.
Pourquoi pas exceptionnellement mener « la vie de châtons »…

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+1 pour le Château :slight_smile:

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Petit point de vigilance concernant le «chateau du vergnet». Il y a deux chateaux dans le Tarn portant le même nom et situé à quelques dizaines de km de distance. De même sur les internets, il y a deux noms de domaine :wink:

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pour info: je viens de valider la réservation du Château du Vergnet à Moularès du jeudi 3 au lundi 7 août.

Je me lance dans la recherche d’un traiteur !

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