Réflexions autour du processus de validation des candidatures

#1

Bonjour,

Nous vous proposons de réfléchir sur la manière dont nous pourrions mieux répondre aux candidatures pour rejoindre le collectif.

Méthode de prise de décision

Ce message fait suite aux discussions dans ce thread :

Le message original et ses réponses soulèvent plusieurs problématiques :

  • Le vote “CONTRE” est généralement perçu comme étant négatif / violent.
  • De ce fait, les membres du collectif vont être plus enclins à voter “BLANC” pour exprimer leur désaccord.
  • Actuellement, le vote est à la majorité absolue, donc une structure candidate peut être acceptée même en ayant seulement 51% de POUR.

Dans le thread ci-dessus, il a été proposé de rechercher un consensus plutôt que de décider par vote. Évidemment, dans le monde du libre on est souvent jamais d’accord, donc c’est compliqué en pratique :laughing:
Mais peut-être est-il possible de se rapprocher d’une méthode de prise de décision similaire ? Ou même de se replier sur un vote si personne n’est d’accord.

Audits des structures candidates

Chaque membre du collectif n’a pas le temps (et parfois pas les connaissances techniques non plus) pour auditer chaque structure candidate.

En prenant comme exemple nos audits : https://framagit.org/framasoft/CHATONS/issues/126#note_512726
Il nous faut bien une heure, à deux, pour effectuer un audit complet sur tous les points qui nous semblent importants pour s’assurer qu’une structure candidate respecte la charte. Pour 8 candidats, ça nous fait 8 heures de travail bénévole. Il semble tout à fait évident que les membres vont plutôt essayer de passer 5 minutes sur chaque candidature plutôt que 60.
Pourtant, auditer les structures nous semble plutôt nécessaire, car un retour détaillé et un regard critique sur le travail des structures candidates leur permet de s’améliorer, mais également pour donner des éléments de réflexion pour les membres qui votent et qui n’ont pas forcément beaucoup de temps à accorder à l’audit.

Serait-il envisageable d’officialiser la nécessité pour une structure candidate de se faire auditer par au moins 2 ou 3 membres pour qu’une candidature puisse être traitée, ou au moins de faire en sorte que cette étape - qui nous semble cruciale - soit mieux prise en compte ?

Les portées

Actuellement, on fonctionne par “portées”. C’est symbolique, ça permet de faire un “gros coup de comm’” lors d’une portée pour donner de la visibilité à tous les nouveaux CHATONS, et ça simplifie également les réunions pour les membres qui votent.

Mais ces portées ont lieu deux fois dans l’année et ressemblent plus à des dates butoir, autant pour les structures candidates (qui postent parfois à la dernière minute) que pour les membres votants, qui attendent souvent le dernier jour (ou le lendemain du dernier jour !) pour voter. Nous n’avons malheureusement pas tous du temps ni de l’énergie à consacrer au collectif pour une séance de vote.

C’est pourquoi nous voyons ces deadlines comme contre-productives et risquant plus de nuire à la qualité de la prise de décision.

À la base, ces dates de “portées” n’étaient peut-être pas censées être interprétées comme des deadlines ; pour chaque structure candidate, nous rappelons à chaque fois qu’il lui est possible de candidater pour la portée suivante, ou même celle d’après, sans limite. Donc il n’y a pas vraiment de “date butoir” en soi.

Mais malheureusement, les structures candidates vont tout faire pour essayer de répondre aux contraintes avant le dernier jour des votes, quitte à passer trop vite sur certaines contraintes… Et vont évidemment voir l’idée de ne pas réussir à être pris dans la prochaine portée comme un échec.

Si on enlevait les deadlines, il n’y aurait plus d’échec, les structures candidates n’auraient plus qu’à s’améliorer jusqu’à être “prêtes”. On pourrait considérer qu’une structure est prête une fois un consensus atteint, à condition qu’un certain pourcentage des membres ait donné son avis.

Qu’en pensez-vous ? Vous semble-t-il pertinent d’essayer d’architecturer ensemble une nouvelle façon de valider les candidatures ?

Merci de votre lecture :blush:

Neil & Brume

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Organisation du parrainage
#2

A tester, étant donné les résultats en demi-mesure de l’effet deadline que tu soulignes (à juste titre) je suis d’accord pour dire qu’on est pas optimal.
A noter aussi qu’un autre effet pervers de la date limite, c’est que quand elle est loin, les commentaires fait tôt sont parfois ignorés jusqu’à la date butoir.

ça permettrait aussi d’accompagner davantage (plus de boulot pour les chatons, mais en cohérence avec le Solidaire) les candidatures, avec un échange plus constructif et sans limite particulière dans le temps.

Bref je suis +1

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#3

Merci Neil & Brume pour avoir poser clairement chaque problématique. Ça va demander certainement demander encore un peu de temps pour arriver à une réponse mais les sujets sont très pertinents :smiley:

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#4

OUI, il faut que cette étape soit mieux prise en compe :+1: La dernière portée semble avoir déclenché une prise de conscience de ce sujet.

Un besoin fort est de faciliter l’audit. Parce qu’à chaque fois, on va vérifier les mêmes points. Du coup, ça serait plus facile si le candidat fournissait directement des liens vers les informations élémentaires.

Par exemple, en demandant/imposant de fournir plusieurs informations essentielles avec le dépôt de la candidature :

  • informations légales :
    • URL de la page où sont indiqués les mentions légales (nom et adresse du responsable),
    • URL de la page où est indiquée la localisation du serveur et les noms et contact de son hébergeur,
  • informations techniques :
    • URL de la documentation technique et des procédures d’installation,
    • URL de la liste des machines physiques et de leur description,
    • URL de la page décrivant la solution d’hyperviseur (s’il y en a un),
    • URL de la liste des services,
  • informations éthiques :
    • déclaration de non utilisation de traceurs (Google Analytics…),
    • URL où se trouve les informations de contact,

À compléter mais la liste des éléments ne semble pas très longue. Raison de plus pour les demander avec la candidature :wink:

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#5

Il y a une Merge request qui traine depuis un moment et qui correspond au moins partiellement à ce dont on discute.

Je ne demanderai pas forcément une liste d’URL pour tout (juste le minimum déjà présent dans le template), mais j’ajouterai bien, sous la partie Liens des titres au template pour les points que @Cpm soulève : Informations techniques (type d’infra, OS, solution de virtualisation, etc), Documentation utilisateurs, Point de contact / site vitrine.

J’ai la main sur le gitlab, je peux faire les modifs et le template pourrait être mis en place assez rapidement.

Et pour en revenir à l’évaluation, pourquoi pas tirer au sort 3 chatons pour chaque nouvelle candidature pour accompagner le candidat dans sa préparation ?

#6

Un certain nombre de CHATONS n’ont pas le temps ou les compétences d’auditer les candidatures, un tirage au sort serait pénalisant, autant pour les structures candidates (qui ne recevraient pas toujours un accompagnement adapté) que pour les structures tirées au sort pour auditer.

Si tu penses que l’idée du tirage au sort reste pertinente, il serait plus approprié de tirer au sort (ou un roulement) parmi les CHATONS qui se portent volontaires pour accompagner les nouvelles structures.

#7

Bonjour,

peut être juste un système de parrainage dans ce cas?

Lors d’une candidature, de 1 a 3 chatons se portent volontaires pour
faire l’audit et s’arrange entre eux auditer/délibérer ?

Puis juste priorité aux chatons n’ayant pas encore été p·m·arrain (vous
l’avez ce néologisme inclusif avec PMA dedans :smiley: ), pour les nouvelles
candidatures.

(Fichier 0x1BEAAB53ACF8C6A6.asc introuvé)

#8

Ou tirer au sort une liste numérotée de chatons, et la responsabilité est proposée successivement à chaque structure dans l’ordre de la liste. Si un chaton refuse pour une quelconque raison, on demande au suivant… Vous saisissez ?

J’espère qu’en procédant ainsi — le refus nécessitant une action plutôt qu’une inaction — plus de structures se laisseraient convaincre d’effectuer cet engagement.

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#9

Bonjour,

Méthode de prise de décision

Je préfère quand même le système de vote, par contre il faudrait revoir l’aspect “agressif” du non, et préférer un vocabulaire plus bienveillant du type “A améliorer” qui aurait le même poids que le vote négatif.

Audits des structures candidates

Je suis pour l’audit également avec une liste de points obligatoires à vérifier. Pas besoin d’être 5 chatons à faire l’audit si le listing des points à auditer est défini avant. Un seul chaton peut suffire si l’audit est fait correctement.

Les portées

Tout à fait d’accord, j’ai moi même ressenti cette aspect “deadline” alors qu’au final il n’existe pas vraiment. Pour ma part, plus de portées, et validation quand la structure candidate est prête.

#10

Je trouve l’idée de l’audit fait par un chaton tiré au sort bonne simple et efficace.
Quid de l’accompagnement avant l’audit?
Je n’aime pas non plus le système de deadline, un nouveau chaton est prêt quand il est prêt.
Une fois l’audit passé et validé par l chaton auditeur, je préférerais que la candidature soit de nouveau présenté à l’ensemble du collectif pour que tous puissent accueillir le nouveau chaton (système de vote? je ne sais pas).

#11

Le problème du tirage au sort est souvent le même : nous sommes nombre de CHATONS en moyenne assez peu disponibles, et donc consacrant finalement peu de temps au collectif. Est-ce là le fond de plusieurs de nos problèmes ?

Toujours est-il, on pourrait aussi suggérer que des CHATONs se portent volontaires pour l’occasion, mais c’est la porte ouverte à toujours les mêmes qui participent. Je reste partisan de l’idée du tirage au sort ou de la rotation, mais il faut qu’on détermine quoi faire quand le CHATON en question ne répond pas ou n’a pas le temps (ça arrivera, nous les premiers).

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#12

+1, la participation dans l’accompagnement des chatons candidat ne doit pas être cantonnée à un petit nombre. Je pense aussi qu’il y a du sens à ce que plusieurs chatons participe à l’accompagnement / audit. Ces petits groupes de travail permettront aussi d’établir des contacts réguliers entre chatons, ce qui ne peut que bénéficier au collectif selon moi.

Pour ce qui est du temps, ca n’est pas un problème nouveau (que je partage également), mais je pense qu’on doit tous pouvoir s’organiser un minimum et pouvoir dire: “je suis complètement dedans pour les 4-6 prochaines semaines, mais après cette période je serai dispo”. On parle aussi d’un accompagnement, il s’agit de trouver une heure par-ci par-là. De plus, la mise en place d’un template sur les issues Gitlab permettra aussi de mieux accompagner (on aura déjà toutes les informations principales, ou au moins on saura tout de suite ce qui manque).

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#13

Évitons de contraindre les membres, tout au moins sur ce point. On a déjà tous déjà plein de contraintes. Participent ceux qui le souhaitent.
Et c’est avec un grand plaisir que j’ai vu plusieurs membres très actifs lors de la dernière portée.
J’ai bon espoir que cette masse critique favorise un élan positif et dynamique lors des prochaines portées :hugs: